1. Objectif et champ d’application de la Politique

SOFRATEL CAT accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des Données à caractère personnel, ainsi qu’au respect des dispositions de la Législation applicable.

Le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD ») affirme que les Données à caractère personnel doivent être traitées de façon licite, loyale, et transparente. Ainsi, cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous fournir une information simple, claire sur les Traitements de Données à caractère personnel vous concernant, dans le cadre de votre navigation et des opérations réalisées sur notre site Internet.

2. Responsable de Traitement

Dans le cadre de votre activité sur le site sofratelcat.fr, ainsi que lors des appels téléphoniques effectués auprès de notre service  , nous collectons et utilisons, des Données à caractère personnel en lien avec vous, personnes physiques (ci-après « Personne concernée »).

Pour l’ensemble des Traitements, SOFRATEL CAT, société à responsabilité limitée (SAS), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro Douai B 450 607 429 00021, au capital de 100 000€ ayant son siège social au 215 Rue du Comte d’Artois, 59400 Cambrai, détermine les moyens et les finalités du Traitement. Ainsi, nous agissons en tant que Responsable de Traitement, au sens de la Réglementation relative aux Données à caractère personnel, et notamment du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données.

3. Quelles Données à caractère personnel collectons-nous et comment ?

En utilisant notre site internet ou en nous contactant par téléphone, vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données à caractère personnel »). C’est le cas lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous nous contactez par téléphone dans le cadre d’une assistance téléphonique et que vous interagissez avec nos équipes, ou tout simplement lorsque vous devenez utilisateur de nos services via un contrat avec un bailleur social.

La nature et la qualité des Données à caractère personnel collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec SOFRATEL CAT dont les principales sont : 

Données recueillies dans le cadre de votre navigation sur le site internet :

• • Données d’identification : cela comprend toutes les informations qui nous permettraient de vous identifier, telles que votre nom, prénom, numéro de téléphone. Nous sommes également amenés à collecter votre adresse mail, ainsi que votre adresse postale (en cas de paiement, l’adresse postale sera nécessaire pour générer une facture).
    En cas d’abonnement, un justificatif d’identité peut également vous être demandé.
  • Données de connexion : ce sont toutes les informations dont nous avons besoin pour accéder à votre compte personnel, comme le mot de passe, et autres informations nécessaires à l’authentification et à l’accès à un compte.
    Nous collectons également votre adresse IP à des fins de maintenance et de statistiques.
  • Informations relatives à votre navigation : en navigant sur notre site web, vous interagissez avec lui. Par conséquent, certaines informations relatives à votre navigation sont collectées.

Données recueillies dans le cadre des appels téléphoniques avec notre service d’assistance :

• • Données d’identification : nous collectons les informations nécessaires pour identifier la personne appelante et traiter sa demande. Cela inclut le nom, le prénom, le numéro de téléphone, et l’adresse postale si elles sont nécessaires pour le suivi de la demande.
  • Données spécifiques à l’intervention : cela comprend les informations liées à la nature du problème signalé (par exemple, fuite d’eau, panne électrique), l’adresse concernée, et le cas échéant, des détails sur l’environnement ou l’équipement à l’origine de la demande.
  • Données d’historique : pour faciliter le suivi des demandes, nous pouvons enregistrer un compte rendu écrit des interventions effectuées ou des échanges passés.
  • Enregistrements d’appels : avec votre consentement, les appels peuvent être enregistrés pour nos clients ou pour améliorer la qualité du service.
  • Données transmises par des tiers : si vous appelez en tant que représentant d’une autre personne (par exemple, pour un proche ou un locataire absent), les données collectées peuvent inclure celles de cette tierce personne dans le cadre de l’intervention.

4. Pourquoi collectons-nous vos Données à caractère personnel et comment ?

Nous collectons vos Données à caractère personnel pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques.

Dans le cadre de l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelles, vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :

• • Gestion de votre compte client ;
  • Gestion des réclamations et du service après-vente ;
  • Organisation et suivi des interventions techniques demandées (exemple : réparation, maintenance).
  • Communication avec les locataires pour confirmer, planifier ou suivre une intervention.
  • Transmission des informations nécessaires aux prestataires en charge des interventions (adresse, code d’immeuble, nature du problème).
  • Création de statistiques pour les clients concernant les demandes et interventions.

Sur la base de votre consentement, vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :

• • Réalisation des opérations de prospection commerciale et marketing ;
  • Transmission de vos Données à nos clients
  • Gestion des cookies nécessitant votre consentement ;
  • Enregistrement des appels pour des études de qualité, des enquêtes, ou la résolution de litiges.
  • Réalisation d’enquêtes de satisfaction auprès des locataires pour améliorer nos services.

Dans le cadre de l’intérêt légitime de SOFRATEL CAT, vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :

• • Etablissement de statistiques d’amélioration des produits et service ;
  • Réalisation d’enquêtes de satisfaction et sondages ;
  • Gestion du précontentieux et du contentieux ;
  • Conservation d’un historique des appels et interventions pour garantir un suivi efficace et éviter les erreurs ou doublons.
  • Analyse des résultats des interventions pour améliorer la qualité du service.
  • Transmission des informations nécessaires aux organismes d’urgence (pompiers, police, etc.) en cas d’incidents graves.

5. Partageons-nous vos Données à caractère personnel ?

Vos Données sont destinées aux collaborateurs de SOFRATEL CAT habilités en charge de la gestion et l’exécution des contrats et des obligations légales, en fonction des finalités de la collecte et dans la limite de leurs attributions respectives. 

Elles sont éventuellement transmises pour certaines tâches liées aux finalités, et dans la limite de leurs missions et habilitations respectives, aux destinataires suivants :

• • Entités du Groupe SOFRATEL dans le cadre d’une externalisation d’activité à une autre entité du groupe ;
  • Prestataires et sous-traitants auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom notamment :
    • Prestataires techniques en charge des interventions sur site (tels que plombiers, électriciens, chauffagistes, sociétés de maintenance, etc.).
    • Sociétés mandatées pour effectuer des réparations spécifiques ou des prestations de maintenance.
    • Bailleurs sociaux ou gestionnaires immobiliers pour le suivi des interventions, y compris les informations nécessaires à la gestion des locataires.
    • Organismes d’urgence (pompiers, police, SAMU) dans le cadre d’interventions critiques.
    • Hôtels, dans les cas exceptionnels de relogement des locataires.

Lorsque vos Données sont communiquées à nos prestataires et sous-traitants, il leur est également demandé de ne pas utiliser les Données pour des finalités autres que celles initialement prévues. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces Tiers préservent la confidentialité et la sécurité de vos Données.

Dans tout le cas, seules les Données nécessaires sont fournies. Nous mettons tout en œuvre pour garantir une communication ou transmission sécurisée de vos Données.

SOFRATEL CAT ne transmet pas vos données à des partenaires commerciaux à des fins de prospection ou d’exploitation commerciale.

Nous ne vendons pas vos Données.

6. Vos Données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays Tiers ?

SOFRATEL CAT s’efforce de conserver les Données à caractère personnel en France, ou du moins au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).

Toutefois, il est possible que les Données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre plateforme ou dans le cadre de nos services soient transférées dans d’autres pays. C’est par exemple le cas si certains de nos prestataires sont situés en dehors de l’Espace Economique Européen.

En cas de Transfert de ce type, nous garantissons que celui-ci soit effectué :

• • Vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les Réglementations européennes exigent ;
  • Dans le cadre de clauses contractuelles types ;
  • Dans le cadre de règles internes d’entreprise.

7. Combien de temps conservons-nous vos Données à caractère personnel ?

Nous conservons vos Données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle nous détenons ces Données, et ce, afin de répondre à vos besoins ou pour remplir nos obligations légales.

Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :

• • Les finalités pour lesquelles les données ont été collectées (gestion des interventions, suivi des réclamations, analyses statistiques, etc.).
  • Les obligations légales, notamment en matière fiscale et comptable
  • Les besoins liés à la résolution des litiges ou contentieux éventuels.
  • Les périodes définies contractuellement avec les clients (bailleurs sociaux) pour la conservation des enregistrements d’appels et des mains courantes.

Les durées de conservation de vos Données sont les suivantes :